Workation, czyli wykonywanie pracy zdalnej z miejsca pobytu o charakterze turystycznym, w tym z zagranicy, staje się coraz częściej stosowanym rozwiązaniem. Analiza tej formy pracy na gruncie prawa polskiego pokazuje jednak, że – mimo swojej popularności – wiąże się ona z istotnymi obowiązkami oraz ryzykiem prawnym zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy.

W pierwszej kolejności należy podkreślić, że wykonywanie pracy zdalnej z zagranicy nie może nastąpić jednostronnie. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy (dalej jako k.p.), w szczególności art. 22 § 1 oraz art. 29 § 1, jednym z podstawowych elementów stosunku pracy jest miejsce jej wykonywania. Oznacza to, że zmiana tego miejsca – np. na terytorium innego państwa – wymaga uzgodnienia między stronami stosunku pracy, najczęściej w formie aneksu do umowy. Wskazać należy, że samodzielne „przeniesienie” miejsca pracy przez pracownika może zostać uznane za naruszenie obowiązków pracowniczych.

Jednocześnie zastosowanie znajdują przepisy dotyczące pracy zdalnej, w szczególności art. 67¹⁸ § 1 k.p., zgodnie z którym praca może być wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika, ale każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. W praktyce oznacza to konieczność bardzo precyzyjnego ustalenia warunków wykonywania pracy z zagranicy, w tym konkretnej lokalizacji, zasad komunikacji, kontroli oraz wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony danych. Elementy te powinny być jasno określone jeszcze przed rozpoczęciem pracy w trybie workation.

Obowiązki pracodawcy w przypadku pracy zdalnej są szerokie i wynikają m.in. z art. 67²⁴ § 1 oraz art. 67³¹ § 1 k.p.. Obejmują one zapewnienie narzędzi pracy, pokrycie kosztów jej wykonywania, a także realizację obowiązków w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. W kontekście workation szczególnie problematyczne jest wykonywanie tych obowiązków poza granicami kraju, co może znacząco utrudniać kontrolę warunków pracy oraz reagowanie na ewentualne wypadki. Pracodawca pozostaje jednak odpowiedzialny za BHP, nawet jeśli praca wykonywana jest za granicą.

Z kolei pracownik, zgodnie z art. 100 k.p., ma obowiązek stosować się do poleceń pracodawcy, wykonywać pracę sumiennie i umożliwiać kontrolę jej wykonywania. W praktyce oznacza to konieczność przekazywania informacji o miejscu pobytu, dostępności oraz czasie pracy. Brak współpracy w tym zakresie może zostać uznany za naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

Workation wiąże się również z istotnym ryzykiem organizacyjnym i prawnym. W szczególności wskazuje się na problemy związane z ewidencją czasu pracy, nadzorem nad pracownikiem, odpowiedzialnością za wypadki przy pracy czy zapewnieniem ciągłości wykonywania obowiązków. Dodatkowo istotne znaczenie mają kwestie ochrony danych i poufności informacji, które – zwłaszcza w sektorach wrażliwych – mogą wymagać wdrożenia dodatkowych zabezpieczeń.

Z perspektywy ubezpieczeń społecznych kluczowe znaczenie ma rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Zgodnie z art. 11 ust. 3 lit. a tego rozporządzenia osoba wykonująca pracę najemną lub pracę na własny rachunek podlega ustawodawstwu państwa, w którym praca jest wykonywana. Wyjątkiem jest sytuacja delegowania pracownika, o której mowa w art. 12 ust. 1 – wówczas możliwe jest pozostanie w systemie ubezpieczeń państwa wysyłającego przez okres do 24 miesięcy. W praktyce workation nie zawsze spełnia warunki delegowania, dlatego konieczne jest indywidualne ustalenie właściwego systemu ubezpieczeń.

W przypadku krótkotrwałego wykonywania pracy za granicą w obrębie Unii Europejskiej istotne jest uzyskanie zaświadczenia A1, które potwierdza podleganie polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Brak takiego dokumentu może skutkować obowiązkiem opłacania składek w państwie pobytu.

Z perspektywy podatkowej kluczowe znaczenie ma ustalenie rezydencji podatkowej pracownika. Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej jako u.p.d.), osoby mające miejsce zamieszkania w Polsce podlegają opodatkowaniu od całości swoich dochodów. Natomiast art. 3 ust. 1a u.p.d. wskazuje, że o rezydencji decyduje m.in. posiadanie ośrodka interesów życiowych w Polsce lub przebywanie na jej terytorium dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

W przypadku czasowego pobytu za granicą – np. we Francji do 6 miesięcy – przy zachowaniu centrum interesów życiowych w Polsce, pracownik nadal pozostaje polskim rezydentem podatkowym. W takiej sytuacji podlega on nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce, a jego wynagrodzenie co do zasady opodatkowane jest wyłącznie w Polsce. Dodatkowo, jeśli pobyt nie przekracza 183 dni, zastosowanie znajdują postanowienia umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, które potwierdzają opodatkowanie dochodu w państwie rezydencji.

Odmienna sytuacja wystąpi w przypadku przeniesienia ośrodka interesów życiowych za granicę. Wówczas pracownik może uzyskać status rezydenta podatkowego innego państwa, co skutkuje ograniczonym obowiązkiem podatkowym w Polsce i koniecznością rozliczeń za granicą. Kluczowe znaczenie mają tu kryteria wskazane w umowach międzynarodowych, takie jak miejsce stałego zamieszkania, powiązania osobiste i gospodarcze czy miejsce zwykłego pobytu.

Podsumowując, workation – choć atrakcyjne z perspektywy pracownika – wymaga szczegółowego uregulowania na gruncie prawa pracy oraz dokładnej analizy skutków podatkowych. Kluczowe znaczenie mają przepisy Kodeksu pracy dotyczące miejsca wykonywania pracy i pracy zdalnej, regulacje podatkowe dotyczące rezydencji oraz praktyczne aspekty organizacji pracy. Brak formalnych ustaleń lub ich niedostateczne doprecyzowanie może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, w tym naruszenia obowiązków pracowniczych, problemów podatkowych czy odpowiedzialności pracodawcy.

LEX AI jako zaawansowane narzędzie oparte na sztucznej inteligencji może stanowić istotne wsparcie dla pracowników i pracodawców w analizie zagadnień związanych z workation. System ten umożliwia ocenę konkretnego stanu faktycznego, w szczególności w zakresie zgodności planowanej pracy zdalnej z przepisami prawa pracy, obowiązkami wynikającymi z regulacji dotyczących pracy zdalnej oraz potencjalnymi konsekwencjami podatkowymi. LEX AI może również pomóc w identyfikacji ryzyka prawnego, takiego jak nieprawidłowe ustalenie miejsca wykonywania pracy, naruszenie obowiązków pracowniczych czy błędne określenie rezydencji podatkowej, a także wspierać w podejmowaniu działań zmierzających do zabezpieczenia interesów zarówno pracownika, jak i pracodawcy.